Gestão Documental

Na Gestão Documental do myTeam for Business são guardados todos os documentos institucionais, utilizados pelos colaboradores da empresa. Esta estrutura funciona de acordo com a norma ISO 9001. Estes documentos são classificados em grupos, têm um determinado tipo e encontram-se num determinado estado.

(Grupos: por exemplo Marketing, Recursos Humanos, Administração, Contabilidade...)
(Tipos: Três grandes Categorias: Modelos, Manuais e Guias.)
(Estados: Ex: Lido, pedido de tradução, aprovado, obsoleto, etc...)


Imagem Gestão Documental

Todos estes documentos ficam agrupados numa única estrutura, formada por um conjunto de pastas criadas por si. Para cada uma dessas pastas é atribuído um conjunto de permissões de acesso por departamentos, funções ou colaboradores. Sempre que um documento é colocado dentro da pasta, as pessoas que trabalham nesses departamentos ou desempenham as funções definidas nessa pasta, são informadas por email.

Esta solução é muito útil e ecológica, já que permite a desmaterialização da documentação e a gestão dos arquivos, de forma centralizada.

Funcionalidades

Estrutura documental
Inquéritos e formulários
Registo, classificação e revisão de documentos
Execução de atividades associadas aos documentos
Associacão de documentos a processos e entidades
Gestão transversal do workflow
Gestão da informação e documentação
Histório de eventos sobre os documentos
Histórico de versões
Controlo dos estados do documento e acessos
Controlo documental sob a norma ISO 9001